114685 System B2B /INSERT Subiekt GT/

Zlecenie będzie polegało na wykonaniu i wdrożeniu systemu B2B zgodnie z przedstawionymi elementami i funkcjonalnościami, Istotnym elementem w procesie wdrażania systemu B2B będzie przeprowadzenie działań integrujących nasz system informatyczny INSERT SUBIEKT GT z rozwiązaniem B2B oraz udostępnieniu wybranych funkcjonalności partnerom z poziomu przeglądarki internetowej. Celem tej integracji jest optymalizacja współpracy z dostawcami i odbiorcami towarów handlowych w zakresie: - składania zamówień przez firmę X u dostawców; - składania zamówień przez odbiorców w firmie X - zarządzania stanami magazynowym; Szczegółowe działania podjęte w ramach realizacji poszczególnych etapów projektu: ETAP 1 W pierwszym etapie projektu opracowany zostanie projekt funkcjonalny systemu B2B w celu określenia technologii wykonania rozwiązania, ram i schematów funkcjonalnych oraz w celu określenia szczegółowego harmonogramu prac w poszczególnych etapach. ETAP 2. Po podpisaniu umowy zostaną rozpoczęte prace nad wykonaniem poszczególnych modułów rozwiązania. Będzie to etap programowania, na który składać będzie się stworzenie bazy danych, w której struktura informacji zawartych w systemie zostanie uporządkowana wraz z utworzeniem szczegółowych opisów i relacji pomiędzy danymi. Przeprowadzona zostanie również instalacja i konfiguracja odpowiedniego/wydajnego środowiska informatycznego dla systemu B2B. ETAP 3. W etapie tym przewidziany jest dalszy ciąg prac nad systemem B2B i jego poszczególnymi elementami (modułami). Napisany zostanie m.in. kod programu - istoty jego działania oraz poszczególnych mechanizmów wykonujących określone funkcje. Zaprojektowany zostanie również interfejs użytkownika, który będzie odpowiadał za jego komunikację z systemem. ETAP 4. Dalszy ciąg prac nad systemem B2B. Do przewidzianych działań należeć będzie również instalacja i konfiguracja prototypu systemu B2B. Przeprowadzone zostaną prace wdrożeniowe i okołowdrożeniowe - testowanie, wstępna instalacja na serwerze docelowym, testy funkcjonalne i wydajnościowe, optymalizacja kodu, poprawności implementacji założeń. ETAP 5. Kontynuacja prac nad wykonaniem poszczególnych modułów systemu B2B. Etap ten obejmie również działania z zakresu: - Przeniesienia systemu B2B do środowiska informatycznego. - Instalacji systemu B2B w środowisku informatycznym. - Integracji systemu B2B z oprogramowaniem Subiekt. - Prace konfiguracyjne: (konfiguracja poszczególnych modułów systemu B2B, zdefiniowanie ścieżek obiegu dokumentów, zdefiniowanie odpowiednich wydruków, zdefiniowanie praw dostępu). - Testy współdziałania poszczególnych modułów i systemów informatycznych. - Testy stabilności, wydajności, dostępności środowiska uruchomieniowego. - Weryfikacja poprawności wdrożenia oraz konfiguracji środowiska informatycznego. - Realizacja procesów biznesowych poprzez system. - Usunięcie ewentualnych błędów w funkcjonowaniu systemu, naniesienie zmian. Przedmiotem automatycznej komunikacji wewnątrz systemu B2B będą procesy związane z: 1. Składaniem zamówień. - Realizacja procesu we współpracy z dostawcami. Firma X będzie mogła złożyć zamówienia u danego dostawcy bezpośrednio w panelu systemu B2B poprzez wypełnienie formularza zamówienia. Część pól formularza będzie mogła zostać wypełniona automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów (pola będą uzupełniane zgodnie z parametrami technicznymi wybranego produktu). Po uzupełnieniu formularza zostanie on poddany weryfikacji pod katem poprawności wprowadzonych danych oraz zarejestrowany w systemie B2B. W momencie pojawienia się zamówienia w systemie dostawca zostanie automatycznie powiadomiony o zdarzeniu - będzie on mógł pobrać zamówienie i wprowadzić je do posiadanego systemu informatycznego (rezerwacja towaru). System B2B automatycznie wygeneruje powiadomienie o akceptacji zamówienia oraz jego statusie (przyjęty do realizacji, realizowany, wysłany, itp.). System B2B będzie ewidencjował zamówienia wysłane do poszczególnych dostawców, co pozwoli na bieżące śledzenie statusów zamówienia oraz wykonywanie raportów i zestawień w tym zakresie. System B2B ewidencjował będzie stany magazynowe firmy X w oparciu o zdefiniowane stany minimalne. W sytuacji osiągnięcia określonego stanu magazynowego danej pozycji system automatycznie wygeneruje powiadomienie. System będzie posiadał funkcjonalność automatycznego rozróżniania dostawcy danego towaru, do którego ma zostać wysłane zamówienie. - Realizacja procesu we współpracy z odbiorcami. Odbiorcy będą mogli składać zamówienia bezpośrednio w panelu systemu B2B poprzez wypełnienie formularza zamówienia. Formularz ten zostanie automatycznie zarejestrowany w systemie oraz zostanie wygenerowane powiadomienie do firmy X o pojawieniu się nowego zamówienia. W sytuacji pełnej dostępności asortymentu nastąpi automatyczna rezerwacja zamówionego towaru w systemie informatycznym firmy X. W przypadku braku asortymentu lub jego rezerwacji odbiorca otrzyma stosowną informację, która dostępna będzie w panelu systemu B2B. Po potwierdzeniu zamówienia nastąpi zarezerwowanie odpowiedniego towaru w magazynie firmy X na czas określony w zamówieniu oraz zostanie wystawiony dokument zlecenia sprzedaży. Dokument sprzedaży zostanie przekształcony na dokument magazynowy, na podstawie, którego nastąpi przygotowanie towaru do wysyłki. Odbiorca samodzielnie poprzez system sprawdzi status realizacji zamówienia. W sytuacji złożenia zamówienia na produkty niedostępne w magazynie firmy X zostanie udostępniona opcja wyboru zamiennika o zbliżonych lub identycznych parametrach technicznych. W sytuacji odrzucenia zamiennika zostanie automatycznie wygenerowane zamówienie do danego dostawcy. 2. Udostępnianiem statusów dostępności produktów. Proces ten obejmie pozyskiwanie informacji od dostawców o parametrach technicznych, cenie i dostępności poszukiwanego towaru. Poprzez wdrożony system B2B firma X będzie posiadała dostęp do rzeczywistych stanów magazynowych dostawców, parametrów technicznych poszukiwanych towarów oraz aktualnych cen. Możliwa będzie również selekcja poszukiwanego asortymentu według zadanego kryterium jak cena czy parametry techniczne. Również dla swoich partnerów odbiorców firma X udostępni stany magazynowe. Odbiorca bez konieczności kontaktu z naszą firmą sprawdzi dostępność oraz ceny oferowanych produktów. 3. Rozliczaniem. Proces ten obejmuje wystawianie faktur w wersji elektronicznej. W momencie zamknięcia realizacji zamówienia przez firmę X system automatycznie uruchomi procedurę generowania faktur dla odbiorcy. Faktura będzie przekazywana w formie elektronicznej do odbiorcy (możliwość jej pobrania z panelu systemu B2B). Proces ten obejmie również wymianę faktur pomiędzy firmą X a dostawcami. Faktura wystawiona przez partnera poprzez wdrożony system automatycznie zostanie zaimplementowana do naszego systemu informatycznego oraz oznaczona do zapłaty. 4. Generowaniem raportów/zestawień. Zarówno firma X, jak i partnerzy dzięki wdrożonemu systemowi B2B, poprzez dostęp do danych historycznych, będą mieli możliwość samodzielnego generowania różnego rodzaju raportów i statystyk dotyczących najczęściej zamawianych towarów, wielkości zamówień czy wcześniejszych cen. 5. Dostępem do danych finansowych. Za pomocą systemu B2B odbiorca będzie miał dostęp do podglądu stanów finansowych: zestawienia stanów zadłużenia, terminów/statusów płatności. Dane te będą pobierane i przekazywane bezpośrednio z naszego systemu informatycznego. W ramach tego procesu przeprowadzana będzie również automatyczna aktualizacja profilu kontrahenta: zmiany cenników po osiągnięciu wymaganej wielkości obrotów, blokowanie realizacji zamówień w przypadku braku płatności w wyznaczonym terminie; aktualizacja danych firmy. Z uwagi, iż system B2B będzie miał interfejs aplikacji webowej nie będą wykorzystywane systemy informatyczne partnerów. Budowa rozwiązania zapewni dostęp do wszystkich funkcjonalności poprzez sieć Internet wraz z opcją pobierania plików/dokumentów. MODUŁY Systemu B2B 1. Moduł zarządzania zamówieniami. Komponent ten będzie odpowiedzialny za realizację procesu składania zamówień w dwóch modelach: - przez firmę X do dostawcy. Moduł ten udostępni formularz składania zamówień oraz katalog produktów. W ramach swoich funkcjonalności będzie on posiadał opcję eksportu pliku z danymi bezpośrednio do panelu klienta danego dostawcy. Element ten automatycznie rozróżni do którego z partnerów na zostać przekazane zamówienie. Moduł ten skomunikowany zostanie z modułem kontroli stanów magazynowych odpowiedzialnym za prowadzenie ewidencji stanów magazynowych w oparciu o określone wskaźniki stanu minimalnego. Moduł zamówień będzie posiadał funkcjonalność automatycznego generowania zlecenia zamówienia: - w przypadku złożenia przez odbiorcę zamówień/rezerwacji powodujących spadek poziomu zapasu poniżej określonego stanu minimalnego; - w przypadku nadzwyczajnej zmiany stanów magazynowych (wadliwość towaru, straty inwentaryzacyjne). - przez odbiorcę do firmy X. Moduł odpowiedzialny będzie za automatycznie uzupełnienie pół formularza zgodnie z parametrami technicznymi danego produktu. Po uzupełnieniu formularza zostanie on poddany weryfikacji pod kątem poprawności wprowadzonych danych oraz dostępności wybranego produktu w magazynie X. W momencie pojawienia się zamówienia w systemie B2B, moduł zamówień pobierze je i wprowadzi do systemu firmy X, gdzie pojawi się nowe zamówienie otrzymane od odbiorcy. Następnym etapem będzie potwierdzenie przyjęcia zamówienia oraz przekazanie do systemu magazynowego. Moduł zamówień skomunikowany zostanie z systemem magazynowym w sytuacji złożenia zamówienia na produkty niedostępne w naszym magazynie zostanie udostępniona opcja wyboru zamiennika o zbliżonych lub identycznych parametrach. W sytuacji odrzucenia zamiennika moduł wygeneruje zamówienie do dostawcy. 2. Moduł rozliczeń. Odpowiedzialny będzie on za realizację procesu rozliczeń w dwóch modelach: - rozliczanie przeprowadzonych transakcji w relacji firma X - odbiorca. Moduł ten w oparciu o dostępne cenniki w systemie informatycznym firmy X dokona wyceny zamówionego towaru przez odbiorcę wraz z uwzględnieniem przysługujących partnerowi rabatów. Na podstawie wyliczonej ceny moduł wygeneruje elektroniczną postać faktury. Odbiorca będzie posiadał możliwość pobierania elektronicznej postaci faktury wraz z jej zawartością do swojego panelu klienta. Za pomocą modułu odbiorca będzie posiadać również możliwość podglądu stanów finansowych: zestawienia stanów zadłużenia, terminów płatności w systemie B2B. - rozliczanie przeprowadzanych transakcji w relacji firma X - dostawca. Moduł ten w oparciu o pobieranie i przetwarzane cenniki dostawcy dokona wyceny zamówionego asortymentu przez firmę X. Podczas wyceny pod uwagę będą brane przysługujące rabaty. Na podstawie wyliczonej ceny moduł wygeneruje elektroniczną postać faktury. Firma X będzie posiadać możliwość pobierania elektronicznej postaci faktury wraz z jej zawartością do systemu informatycznego. Moduł ten pozwoli nam w późniejszym etapie na prowadzenie szczegółowych analiz i raportów. Ułatwi on rozliczanie z partnerem w zakresie należnych rabatów wstecznych, osiągniętych poziomów sprzedaży, które obecnie, przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi jest uciążliwe. Za jego pomocą będzie możliwe tworzenie zestawień, które wspomogą procesy decyzyjne w firmie X i firmie partnera. 3. Moduł kontroli magazynu. Moduł ten odpowiedzialny będzie za standaryzacje informacji na temat towarów oferowanych przez dostawców (parametry techniczne, ceny, dostępność, aktualna oferta). Informacje te będą na bieżąco aktualizowane i stanowić będą podstawę do tworzenia zamówień oraz ofert dla partnerów - odbiorców. Element ten będzie skomunikowany z modułem zamówień. Udostępniał będzie on informacje o dostępności materiałowej w magazynie firmy X, a w sytuacji braków magazynowych o czasie dostawy. Generował będzie on automatyczne wywoływanie dostaw, w przypadku materiałów których stany magazynowe są na poziomie zerowym a są one potrzebne do zrealizowania otrzymanego zamówienia. 4. Moduł elektronicznej wymiany danych. Moduł odpowiedzialny będzie za wymianę danych w ramach poszczególnych komponentów systemu B2B w standardzie XML. Koncepcja ta będzie realizowana za pośrednictwem eksportu/importu danych przez odpowiednio przygotowane pliki XML. Moduł zapewni nieograniczone możliwości pobierania i przetwarzania danych. Element ten pozwoli m.in. na przekazywanie dokumentów zamówienia, faktury, stanów magazynowych w wersji elektronicznej. Moduł ten będzie ściśle zintegrowany z innymi modułami systemu B2B w celu zapewnienia synchronizacji wymiany danych wprowadzonych do innego modułu. 5. Moduł raportów. Służył będzie do raportowania współpracy. Raporty i zestawienia tworzone będą w oparciu o dane wskazane przez pracownika. Moduł raportów będzie udostępniał aplikację, za pomocą której możliwe będzie generowanie raportów, analiz i zestawień. Moduł ten będzie pobierał dane według określonych parametrów. Zastosowanie tego modułu pozwoli na usprawnienie planowania w firmie X oraz w przedsiębiorstwach Partnerów, a także na wsparcie procesów decyzyjnych. Moduł ten będzie dostarczał zaawansowanego narzędzia analitycznego, za pomocą którego będzie możliwe przeprowadzanie analiz w zakresie prowadzonej współpracy, pozwoli on na rozliczanie prowadzonej sprzedaży, w tym rabatów należnych z tytułu osiągnięcia określonego poziomu sprzedaży, zrealizowanego obrotu. Będzie on wykorzystywany także do rozliczenia akcji promocyjnej, katalogów nagród i innych. 6. Moduł monitoringu. Odpowiedzialny będzie za monitorowanie statusu zamówienia oraz proces kontroli dostaw. Moduł ten w momencie rozpoczęcia realizacji zamówienia przez dostawcę przekaże nam informacje o statusie realizacji zamówienia oraz czasie pozostałym do wysyłki towaru i momencie wysyłki towaru, w tym także informacje o ewentualnych zaistniałych brakach w procesie kompletacji dostawy. Moduł ten będzie również odpowiedzialny za przeprowadzanie procesu kontrolingu dostaw pod względem zgodności ze złożonym zamówieniem przez firmę X (potwierdzenie zgodności lub niezgodności przyjętego towaru - w przypadku niezgodności moduł automatycznie wygeneruje protokół zwrot towaru). 7. Moduł zarządczy - moduł ten będzie odpowiadał za realizację wszystkich procesów biznesowych w sposób pośredni. Zapewni algorytm, który będzie odpowiedzialny za definiowanie poziomów uprawnień. Moduł ten będzie przeprowadzał weryfikację danych, a także obsługiwał bazę danych systemu B2B. Stanowić będzie jeden z najważniejszych elementów systemu, gdyż to z nim będą zintegrowane inne elementy aplikacji. Moduł będzie stanowił silnik aplikacji. Ponadto będzie on obsługiwał w ramach przydzielonych poziomów uprawnień proces logowania do platformy, weryfikację haseł i loginów. Będzie on pełnił funkcje kontrole w stosunku do pozostałych modułów oraz zapewni możliwość udostępniania informacji i plików dla Partnerów. 8. Moduł integracji - moduł ten będzie odpowiedzialny za synchronizację wewnętrzną pracy poszczególnych modułów stanowiących komponenty systemu B2B. Odpowiadał będzie również za nawigowanie poszczególnych procesów biznesowych, jakie będą przeprowadzane. Rozwiązanie to pozwoli standaryzować i nadzorować w sposób elektroniczny przebieg procesów. Moduł ten: - odpowiedzialny będzie za prawidłowy przepływ informacji w ramach systemu B2B; - synchronizował będzie przepływ danych i dokumentów; - ujednolici przesyłane dane/informacje; - umożliwi skorelowanie informacji przechowywanych w różnych miejscach systemu.